Gids · Financiën
Je hebt klanten en stuurt facturen. Toch staat er minder op je rekening dan je had verwacht. Moet je meer verkopen, je prijzen verhogen of iets aan je kosten doen?
Begin bij je cijfers. Je wilt weten wat je werk na de bedrijfskosten oplevert, welk geld al is ontvangen en wat je binnenkort nog moet betalen. Daarmee kun je gericht uitzoeken waar het knelt.
Bijgewerkt op 25 oktober 2026
Kies een maand waarvan je administratie is bijgewerkt. Leg je overzicht van omzet en kosten, je bankafschrift en de nog openstaande facturen naast elkaar. Schrijf ontbrekende bedragen op als onbekend; vul geen nul in omdat je iets niet weet.
Een maand geeft een eerste aanwijzing. Werk je aan lange projecten, heb je seizoenswerk of was er een grote eenmalige uitgave? Bekijk dan ook een kwartaal of vergelijkbare maanden voordat je iets structureel verandert.
Neem de omzet en de bijbehorende kosten uit dezelfde periode over uit je boekhouding. Verdeel de kosten zo nodig in twee groepen:
• Kosten voor wat je verkoopt of levert, zoals materiaal, inkoop en hulp die je voor een opdracht inhuurt.
• Kosten die ook doorlopen als je minder verkoopt, zoals huur, verzekeringen en vaste abonnementen.
Trek beide groepen één keer van je omzet af. Zijn je kosten onvolledig, dan is ook het verschil voorlopig. Je eigen gewerkte uren zijn bovendien niet bij iedere ondernemingsvorm als salaris in die kosten opgenomen.
Kijk apart naar je beginstand, alle ontvangen bedragen, alle betaalde bedragen en je eindstand. Neem de werkelijke bankbedragen over, inclusief eventuele btw. Overboekingen tussen je eigen zakelijke rekeningen tellen bij een totaaloverzicht niet als extra inkomsten of uitgaven.
Een betaling kan bij een andere maand horen dan de omzet of kosten. Een lening, aflossing of aanschaf kan je banksaldo ook veranderen zonder voor hetzelfde bedrag in het resultaat van die maand te staan.
Een zelfstandige ontwerper bekijkt een maand waarin al het gefactureerde werk is geleverd. De bedragen hieronder zijn verzonnen. In dit voorbeeld geldt op alle verkopen en kosten 21% btw en is alle btw op de kosten aftrekbaar.
| Omzet en kosten van deze maand | Exclusief btw |
|---|---|
| Omzet | € 4.000 |
| Kosten voor opdrachten | − € 800 |
| Vaste bedrijfskosten | − € 1.200 |
| Resultaat vóór belasting over de winst | € 2.000 |
De klanten zijn samen € 4.840 inclusief btw verschuldigd. De helft is al betaald: € 2.420. De andere € 2.420 staat nog open. Alle bedrijfskosten zijn wél betaald: € 2.420 inclusief btw.
| Werkelijke bewegingen op de bankrekening | Bedrag |
|---|---|
| Banksaldo aan het begin | € 1.500 |
| Ontvangen van klanten | + € 2.420 |
| Betaalde bedrijfskosten | − € 2.420 |
| Banksaldo aan het einde | € 1.500 |
Het banksaldo is gelijk gebleven, terwijl de boekhouding € 2.000 resultaat laat zien. Een deel van de klanten moet nog betalen. In dit voorbeeld waren er geen andere kosten, betalingen, ontvangsten of eerdere openstaande facturen.
Volgens de btw-administratie moet de ontwerper nog € 420 btw betalen: € 840 over de verkopen min € 420 aftrekbare btw op de kosten. Bij het gebruikte factuurstelsel telt de factuur mee voor de btw, ook als de klant nog niet betaald heeft.
De € 1.500 op de rekening is daarom niet volledig beschikbaar voor andere uitgaven. En van het resultaat is nog geen belasting over de winst betaald. Ook moet de ontwerper er uiteindelijk van kunnen leven.
Ontvangt de ontwerper de resterende € 2.420 en betaalt hij de € 420 btw, dan stijgt het saldo van € 1.500 naar € 3.500. Dat is € 2.000 meer: hetzelfde bedrag als het resultaat. Hierbij nemen we aan dat er tussendoor geen andere betalingen of ontvangsten zijn.
De eerste stap is nu concreet: controleer de betaaldatum van de openstaande factuur en leg die naast de komende betalingen. Deze cijfers zijn op zichzelf geen reden om meteen de prijzen te verhogen.
Gebruik je eigen overzicht om te zien welke situatie je herkent. Meerdere problemen kunnen tegelijk spelen. Begin met het verschil dat je aan een factuur, afspraak of kostenpost kunt verbinden.
Pak de grootste kostenposten en een paar recente verkopen of opdrachten erbij. Kijk wat je had verwacht en wat er werkelijk gebeurde. Was de inkoop duurder, gaf je meer korting of zat er extra werk in de afgesproken prijs? Controleer ook of je omzet in deze periode ongebruikelijk laag was.
Meer verkopen kan helpen. Reken wel mee wat de extra levering aan geld en tijd kost. Anders kun je drukker worden zonder dat je er veel meer aan overhoudt.
Je eigen tijd is gemakkelijk over het hoofd te zien. Neem één recente opdracht: wat was afgesproken, welke prijs stond daartegenover en hoeveel tijd heb je er werkelijk aan besteed?
Stel dat je 18 uur had verwacht en 27 uur werkte. Vijf extra uren kwamen door een aanvullende klantvraag en vier door een fout die je moest herstellen. Betere afspraken over extra werk en een controle vóór oplevering pakken verschillende oorzaken aan. Die negen uren zijn niet automatisch alsnog factureerbaar.
Komt extra werk of herstelwerk steeds terug? Bekijk hoe je je werk beter kunt regelen.
Open de lijst met onbetaalde facturen. Noteer per grote factuur de afgesproken betaaldatum. Is die verstreken, controleer dan eerst of de factuur klopt en ontvangen is en vraag wanneer de klant betaalt. Moet de klant volgens afspraak pas later betalen, neem dat moment mee in je geldplanning.
Noteer de bekende komende betalingen met hun datum: leveranciers, belastingen, aflossingen en andere verplichtingen. Haal belastingbedragen uit je administratie of controleer ze met je boekhouder. Een nog onbekend bedrag moet zichtbaar blijven.
Een rekening die al bij de kosten van de vorige maand stond, hoef je niet opnieuw van die omzet af te trekken. In je planning moet de betaling nog wel worden meegenomen.
Wil je weten of je komende rekeningen op tijd kunt betalen? Zet de betaalmomenten op een rij met ons voorbeeld en betaaloverzicht.
Schrijf apart op wat je privé per maand nodig hebt en welk inkomen je uit je bedrijf krijgt. Gebruik dat om te bekijken of je ervan kunt leven. Hoe salaris, winst en belasting samenkomen verschilt per ondernemingsvorm. Laat bij twijfel uitzoeken hoeveel er na alle verplichtingen voor jou overblijft.
Gebruik dit korte overzicht op papier of in een spreadsheet. Een export uit je bestaande boekhouding is ook goed. Je hoeft de administratie niet opnieuw op te bouwen.
Kopieer het overzicht hieronder naar je eigen document of notitie. Klik of tik in het tekstvak en selecteer de tekst. Op een computer kan dat met Ctrl+A of Cmd+A. Vul het overzicht daar met je eigen cijfers in.
Neem bedragen over zoals ze in de boekhouding staan. Btw die je kunt aftrekken hoort niet bij je kosten; niet-aftrekbare btw kan daar wel bij horen. Gebruik hier dus niet zomaar het totaal van je bankbetalingen.
Controleer: beginstand + ontvangen − betaald = eindstand. Klopt dit niet, zoek dan eerst de ontbrekende of dubbel getelde beweging op.
Vul één concrete zin aan: “Ik ga … controleren of bespreken, omdat …”
Bijvoorbeeld: “Ik vraag wanneer factuur 104 wordt betaald, omdat de afgesproken datum voorbij is en volgende week de huur afgaat.”
Blijft het verschil onverklaard? Neem dit overzicht en de bijbehorende facturen mee naar je boekhouder. Kun je rekeningen al niet op tijd betalen, bespreek dat direct; wacht dan niet tot je overzicht perfect is.
Bronnen geraadpleegd op 25 oktober 2026. Het rekenvoorbeeld is door OOG samengesteld. Welke btw-regels voor jouw bedrijf gelden, controleer je bij de Belastingdienst of je boekhouder.